Caso de éxito: optimización de la gestión de facturas de proveedores para una compañía farmacéutica internacional

35.000

Facturas procesadas al año

24h

SLA máximo de procesamiento

SAP

Integración directa en ERP

100%

Trazabilidad contable

El reto: procesar miles de facturas de proveedores con control, trazabilidad y SLA exigente

Una compañía farmacéutica internacional necesitaba transformar su proceso de recepción y tratamiento de facturas de proveedores para responder al crecimiento de la actividad y mejorar la eficiencia de sus procesos financieros.

La organización gestionaba miles de facturas procedentes de proveedores nacionales e internacionales, con elevados requisitos de control, trazabilidad y calidad de los datos antes de su incorporación al sistema ERP corporativo.

Los principales desafíos eran:

Garantizar la calidad de la información recibida.
Detectar incidencias antes de la entrada de la factura en el circuito contable.
Mantener la trazabilidad completa de cada documento.
Reducir el esfuerzo administrativo interno.
Cumplir plazos de procesamiento exigentes.
Integrar la información de forma segura en SAP.

La solución: gestión documental y captura de datos integrada con SAP

NOVA BPO diseñó un servicio integral de gestión documental y captura de datos que cubre todo el ciclo de tratamiento de las facturas de proveedores.

1. Recepción centralizada de facturas

Se implantó un modelo de recepción digital capaz de gestionar documentación procedente de múltiples proveedores y canales de envío.
Cada factura se somete a controles previos para verificar que está completa y cumple los criterios definidos.
Las facturas con incidencias se identifican y gestionan antes de continuar el proceso, evitando errores posteriores.

2. Trazabilidad total del proceso

Cada factura recibe un identificador único que permite realizar un seguimiento completo durante todo el ciclo de vida documental.
El sistema permite localizar cualquier documento, auditar el proceso de recepción, recuperar evidencias de envío y disponer de históricos de tratamiento e incidencias.

3. Captura y validación de datos en SAP

Extracción de datos fiscales, número de factura, fecha, bases, IVA, divisa, número de pedido (PO) y líneas de detalle.
Validación de proveedores, control de duplicidades y verificación de pedidos.
Entrega diaria de la información en el formato requerido para su carga automática en SAP.

Resultados: 35.000 facturas al año con SLA de 24 horas

NOVA BPO asumió la gestión integral de un elevado volumen documental, garantizando la calidad y consistencia de los datos antes de su incorporación al sistema corporativo:

SLA de 24 horas

Todas las facturas son procesadas en un plazo máximo de 24 horas desde su recepción.

Mayor calidad documental

Los controles implantados permiten detectar y corregir incidencias antes de que impacten en el proceso financiero.

Incremento de la eficiencia operativa

La organización redujo significativamente el esfuerzo dedicado a tareas administrativas de bajo valor añadido.

Mayor control y visibilidad

Los equipos internos disponen de información estructurada sobre incidencias, excepciones y estado de procesamiento de cada factura.

¿Por qué elegir Nova BPO para la gestión de facturas farmacéuticas?

Gestión documental especializada en el sector farmacéutico.
Servicios de back office financiero y tratamiento avanzado de facturas.
Captura y validación de datos con integración nativa en sistemas ERP (SAP).
Control de calidad estricto, trazabilidad y equipos escalables.

La colaboración evolucionó posteriormente hacia un modelo de soporte administrativo especializado que incluyó la gestión de gastos de empleados y documentación aduanera (DUA), consolidando una solución integral de BPO adaptada a las necesidades del sector.