Caso de éxito: Externalización de procesos documentales y administrativos para la industria farmacéutica
+40%
Eficiencia operativa
100%
Trazabilidad de facturas
SLA
Cumplimiento estricto
ERP
Integración directa
El reto: gestionar documentación crítica con trazabilidad y cumplimiento normativo
Una compañía farmacéutica internacional necesitaba optimizar varios procesos críticos de gestión documental y administrativa que implicaban elevados volúmenes de información y estrictos requisitos de trazabilidad, calidad y cumplimiento normativo.
La organización gestionaba diariamente documentación procedente de múltiples canales y países, incluyendo facturas de proveedores, documentación contractual y procesos de soporte contable asociados.
El principal desafío consistía en disponer de un modelo operativo capaz de:
La organización gestionaba diariamente documentación procedente de múltiples canales y países, incluyendo facturas de proveedores, documentación contractual y procesos de soporte contable asociados.
El principal desafío consistía en disponer de un modelo operativo capaz de:
- Garantizar la trazabilidad completa de la información.
- Reducir tareas manuales y administrativas.
- Mejorar los tiempos de procesamiento.
- Mantener elevados estándares de calidad.
- Asegurar la continuidad operativa.
- Adaptarse a variaciones en los volúmenes de trabajo.
La solución: un modelo de BPO especializado en el sector farmacéutico
Nova BPO diseñó una solución integral de Business Process Outsourcing especializada para el entorno farmacéutico.
1. Gestión y digitalización de facturas de proveedores
- Recepción, validación, digitalización, clasificación e indexación de documentación recibida tanto en formato físico como electrónico.
- Validación documental y captura de información clave.
- Generación de ficheros para integración con sistemas corporativos.
- Controles de calidad y trazabilidad durante todo el proceso.
2. Servicios de back office contable
- Contabilización de facturas con y sin pedido.
- Gestión de incidencias documentales.
- Validación de discrepancias.
- Compensación de pagos.
- Coordinación con usuarios internos y proveedores.
3. Gestión documental de contratos
- Extracción estructurada de información clave.
- Clasificación documental.
- Identificación de cláusulas regulatorias y de cumplimiento.
- Generación de repositorios documentales indexados.
- Custodia y localización de documentación física y digital.
Resultados: impacto de la externalización en la operativa farmacéutica
El modelo de BPO especializado que Nova BPO diseñó para el sector farmacéutico permitió a la compañía transformar su gestión documental y administrativa en un proceso trazable, controlado y adaptado a los estrictos requisitos normativos del sector. Estos son los resultados obtenidos tras la implementación.
Mayor eficiencia operativa
Centralización de procesos administrativos y documentales bajo un único modelo de gestión especializado.
Visibilidad y control
Información estructurada y trazable para facilitar la consulta y seguimiento de documentos críticos.
Reducción del riesgo operativo
Aplicación de procedimientos normalizados y controles de calidad para minimizar incidencias y errores administrativos.
Escalabilidad
Capacidad para adaptar la operativa a las necesidades del negocio sin aumentar estructuras internas permanentes.
Cumplimiento y seguridad
Gestión bajo criterios de confidencialidad, protección de la información y continuidad de negocio.
¿Por qué elegir Nova BPO para externalizar procesos farmacéuticos?
- Más de 30 años de experiencia en externalización de procesos de negocio.
- Amplia experiencia trabajando con compañías farmacéuticas y sectores regulados.
- Equipos especializados en gestión documental, servicios administrativos y procesos financieros.
- Procesos respaldados por estándares internacionales de calidad, seguridad de la información y continuidad de negocio.
La colaboración permitió a la compañía farmacéutica transformar procesos administrativos de alta complejidad en un modelo más eficiente, controlado y escalable, liberando recursos internos para actividades estratégicas y aportando mayor agilidad a la organización.